Iniziare ad usare ROOMUP è facile.
Contattaci e creeremo il l’account fornendoti l’url per accedere alla tua dashboard personale, con le tue credenziali. Con queste potrai creare gli utenti e configurare le tue sale.
Con ROOMUP sarà possibile prenotare le sale riunioni in maniera facile e veloce, ma senza sovrapposizionamenti di date e ore. Inoltre con ROOMUP avrai tutto sotto controllo e sarai tu a scegliere quali tuoi dipendenti potranno prenotare una determinata stanza e quali no attraverso la creazione dei livelli delle stanze.
ASSEGNA I LIVELLI ALLE STANZE:
Assegnando un livello alle stanze puoi scegliere quali figure aziendali possono avere accesso alle specifiche sale riunioni (stanze). Quindi ad esempio, potrai fare in modo che la sala riunione “ELITÉ” possa essere prenotata solo da alcuni utenti in base al ruolo che gli assegnerai.
I RUOLI DEGLI UTENTI:
Assegnando un ruolo agli utenti potrai fare in modo che essi possano prenotare le sale riunioni in base al loro livello aziendale. I Ruoli in questione (che possono essere da te rinominati) sono:
1. ADMIN
2. STEWARD
3. CEO
4. AMMINISTRATORE DELEGATO
5. PROMOTORE
6. DIPENDENTE
7. GENERICO
8. ROOM MANAGER
Ricorda che: Solo gli ADMIN possono configurare la dashboard aziendale, aggiungere i BUILDINGS, le ROOMS (con le loro proprietà) e i DIPENDENTI (con i vari ruoli evidenziati sopra).
Gli ADMIN possono vedere quali sale riunioni sono state prenotate e da chi e in caso eliminare la prenotazione della stessa.
Gli STEWARD possono invece vedere le prenotazioni delle sale riunioni della company, (ma non gestirle) e prenotarle per conto terzi.
Mentre il ROOM MANAGER o gestore delle sale, è colui che si fa carico di rendere fruibili e utilizzabili i servizi delle sale prenotate. Una notifica avviserà quando il servizio richiesto è stato reso effettivamente fruibile.
COME FUNZIONA ROOMUP
• Crea la tua company assegnandole un nome
• crea uno o più buildings in base alle sedi aziendali (quelle dove esistono delle sale riunioni)
• crea tutte le rooms (sale riunioni) e i loro livelli, indicandone le proprietà: capienza e risorse. (Per risorse si intendono tutte le attrezzature delle quali sono fornite come wi fi; televisori; videoproiettori ecc).
• Aggiungi e assegna i ruoli ai dipendenti.
Fatte queste prime configuarzaioni ogni dipendente potrà iniziare a prenotare le stanze.
Ogni utente (dipendente) visualizzerà le N stanze potenzialmente prenotabili in base al suo ruolo personale. Per prenotarla basterà selezionare la sala riunione desiderata (room) indicando la data e l’ora. Il sistema fornirà un feedback in automatico e dirà se la sala riunioni è libera o meno per la data e l’ora richesta.